بر خلاف تصور موجود در مورد کاغذ به عنوان یک انتقال دهنده قدیمی و پرهزینه اطلاعات، شرکت ها هنوز دوست دارند از آن استفاده کنند. کاغذ قابل لمس، متداول و در بسیاری موارد نشانگر اولین راهی است که شرکتها با کارمندان، شرکا و مشتریان همکاری متقابل دارند. با این همه، مشکلات طبیعی در دنبال کردن، ذخیره سازی، وارد کردن مجدد اطلاعات و جابجایی، کاغذ خسارات مالی عظیمی بر شرکت ها تحمیل می کند. حتی اسنادی که به فرمت الکترونیکی تبدیل شده اند، معمولا به طور عمده ثابت هستند. اگر اسناد شرکت بتوانند در فرایندهایی که با آن مواجه می شوند فعال گردند و طبق نیاز متناسب گردند، برای راندمان شرکت چه معنایی ممکن است داشته باشد؟ خب، اگر آنها بتوانند هوشمند شوند چطور؟
اگر اسناد الکترونیکی هنوز برای انجام تمام کارهایمان آماده نیستند، برخی از آنها حداقل کم کم وارد میدان می شوند. اسناد هوشمند که اسناد "فعال" هم خوانده می شوند، محتویاتی فعال هستند که از کد کار گذاشته شده و قابل اجرا جهت مشارکت در فرایندهای تجاری، استفاده می نمایند. اسناد هوشمند اساسا از XML استفاده می کنند که می تواند نشانگر انواع داده ها باشد و قابلیت انتقال بالایی دارد. این اسناد می توانند فراینده ها را از طریق راه اندازی جریان کار، انتقال داده ها به دیتابیس های back-end و بالعکس، و به روزرسانی خودشان همانگونه که قوانین شرکت تعیین می نمایند، کارآمدتر سازند. مدافعان معتقدند که اسناد فعال شیوه کنترل اطلاعات توسط شرکت ها و چگونگی تعامل کاربران با آن را به صورت تسهیل همه امور از فعالیت های کارآمدتر و همکاری بیشتر تا پذیرش نظارتی بهتر را تغییر خواهند داد. اما در حالیکه برخی از شرکت ها می توانند بازگشت سرمایه را از طریق اتوماتیک کردن یک فرایند پر هزینه بوسیله یک اینترفیس سند هوشمند محقق سازند، مثلا ثبت مزایای بیمه یا تغییرات ناشی از کسر حقوق، کار طراحی درست جهت مهندسی مجدد فرایندها، ترسیم جریانات کاری وتعیین طرح های کلی XML برای تعیین دوباره هدف XML می تواند پیچیده باشد.
Carl Frappaolo، معاون گروه مشاور Delphi واقع در بوستون می گوید: یک سند هوشمند حاصل نهایی خوبی است، اما کار طراحی، از روی ترس نیست. مشکل در عقب نشینی و جداسازی فرایندها می باشد.برای نشان دادن یک فرایند به یک سند، شما باید آنرا به قطعات محدودی تجزیه نمایید. او می گوید این تجزیه نیازمند آن است که تحلیلگران شرکت با بخش IT همکاری نزدیک داشته باشند تا تعیین کنند هوش تجاری در کجا وجود دارد، قوانین تجاری را طراحی کنند که رفتار سند را سبب شوند و جریانات کاری را ترسیم نمایند که چرخه زندگی یک سند را تعیین نمایند. گر چه تحلیلگران می گویند اسناد فعال، اجزای اصلی مدارک فنی به روز شونده و سایر رکوردهای اغلب در حال تغییر خواهند شد، امروزه عمده ترین کاربرد این ایده در فرم های الکترونیکی (e-forms) است. شرکت Adobe Systems و شرکت مایکروسافت بعنوان دو قدرت عظیم در حال ورود به بازاری هستند که تامین کنندگان قدیمی از قبیل شرکت PureEdge Solutions شرکت Verity و شرکت FileNet را در کنار خود دارند.
Intelligent Document Platform شرکت Adobe یک معماری سرویس گرا است که طراحی فرم ها و اجزای جریان کار و نیز کلاینت Acrobat Reader فراگیرش (که اکنون Adobe Reader نامیده می شود) و Portable Document Format یا PDF را شامل می شود. در همین حین، مایکروسافت پشتیبانی گسترده ای برای XML و سرویس های وب درون مجموعه Office 2003 خود تعبیه نموده است و Infopath یک طراحی فرم های الکترونیکی و محصول مسیریاب را ارایه می نماید. Toby Bell، تحلیلگر شرکت Gartner در استامفورد واقع در کانکتیکات می گوید: تولید فرم های کاغذی بی نهایت گران است و آنها بر مبنای آنچه می توانند ذخیره سازند، محدودند. فراخوانی اطلاعات و منطق فرایند به یک فرم هوشمند امکان جمع آوری اطلاعات از برنامه های کاربردی back-end و ارسال آنها را می دهد. او می گوید مهمتر اینکه یک فرم هوشمند می داند کجا قرار است برود و چه کاری قرار است انجام دهد.
? سرویس دهی به مشتریان داخلی
شرکت Bright Horizons Family Solutions، یک ارایه دهنده خدمات نگهداری کودک و آموزش مقدماتی که از طرف کارفرما پشتیبانی مالی می شود، از فرصت استفاده از فرم های الکترونیکی برای اتوماتیک سازی فرایندهای تغییر در موقعیت کارمند بهره برد. Tim Young، معاون بخش IT می گوید Bright Horizons با 16000 کارمند در بیش از 500 نقطه سراسر دنیا دریافت که فرایندهای مبتنی بر کاغذ برای تغییرات کارمندان بسیار وقت گیر و در معرض اشتباه بودند. Watertown، شرکتی واقع در ماساچوست از Adobe Intelligent Document Platform استفاده می نماید. Bright Horizons در حال اتوماتیک سازی فرایندهای فرم مزایا و حقوق پرداختی کارمندان است و درصدد می باشد همین کار را برای فرم های ساعات کار و هزینه های سرمایه ای نیز انجام دهد. Young می گوید: ما می خواستیم به کارمندان بهتر خدمت کنیم و هزینه های فعالیت را کاهش دهیم. اکنون تمام این موارد به کمک هوشمندی تجاری در پس فرم ها برای ما شکل گرفته اند. بنابراین اگر نیاز به تایید باشد درون جریان کار تعبیه شده است.
Bright Horizons از طریق پر کردن فیلدهای فرم از قبل در هزینه ها صرفه جویی کرده است. تیم شرکت این کار را از طریق استخراج اطلاعات از یک بانک اطلاعاتی SQL Server هنگامی که کارمندان وارد اینترانت شرکت می شوند، انجام می دهد، که بدین نحو کمک هدایت شده را از طریق منوهای drop-down فراهم ساخته و از هوشمندی تجاری، روشی که فیلدها پر می شوند را به اجرا در می آورد، استفاده می کند. پس از اینکه یک فرم کامل می شود، تبدیل به یک سند PDF می گردد و از طریق سرور جریان کار Adobe بطور خودکار به مدیران مربوطه و سپس به سیستم پرداخت حقوق شرکت ارسال می شود. Grant.gov ورودی که افراد می توانند از موقعیت های مالی موجود از 26 آژانس فدرال آمریکا مطلع شده و بطور الکترونیکی آنها را درخواست کنند، از نرم افزاری از PureEdge Solutions، Victoria واقع در British Columbia استفاده می نماید. این مدخل یکی از 25 ابتکار دولت الکترونیکی است که Office of Management and Budget آغاز نموده است.
Rebecca Spitzgo، مدیر برنامه Grants.gov می گوید Department of Health and Human Services آمریکا بعنوان واسطه بین آژانس های اعطا کننده و متقاضیان باید بدقت از سیستم های بکار گرفته شده توسط کلاینت ها در هر دو طرف پشتیبانی نماید. برای مثال، بجای ملزم ساختن شهروندان به استفاده از ارتباطات dial-up جهت پرکردن یک فرم کمک مالی بصورت آن لاین، آژانس PureEdge را مستقر نمود تا بسته های برنامه کاربردی را قابل download نماید. Spitzgo می گوید کاربران جهت مشاهده و تکمیل فرم ها، یک کلاینت قابل download را اجرا می نمایند. Grants.gov از PureEdge جهت ساختن فرمت های ادیت درون فیلدهای داده ها استفاده می کند تا اطمینان حاصل گردد بار اول آنها بدرستی پر می شوند و نیز محاسبات را انجام می دهد. وقتی کاربران یک فرم را کامل می کنند روی کلیدی کلیک می کنند تا آنرا تحویل دهند. Grants.gov سپس فرم دریافتی را به یک فایل Acrobat PDF تبدیل می نماید، یک فایل داده فرمت شده XML می سازد و هر دو را به آژانس مربوطه می فرستد. Spitzgo می گوید: Grants.gov آنچه آژانس ها با داده های XML انجام می دهند را تعیین نمی کند، اما اکثریت از آن جهت جلوگیری از ورود مجدد داده ها استفاده می کنند. کارمندان Grants.gov یک طرح XML کلی برای بخش هایی از قبیل صفحه اول فرم کمک مالی طراحی کرده اند تا آژانس ها بتوانند مجدد از آن استفاده نمایند.
? XML نشانه جایگاه مورد نظر است
امروزه، XML در ایجاد اسناد هوشمند عامل اصلی است. XML به تعیین اجزای سند از قبیل صفحه بندی کمک می کند، به محتوا امکان جداشدن از بخش معرفی را می دهد و اینکه طبق نیاز مورد استفاده و انتخاب مجدد قرار می گیرد. Joshua Duhl، تحلیلگر IDC در فرامینگهام، ماساچوست می گوید اسناد هوشمند معمولا از ساختارهای سرویس های وب برای فراخوانی و دریافت مقادیر داده استفاده می کنند. سرویس های وب به طور روز افزون دورتا دور سیستم های اصلی شرکت از قبیل حسابداری، دیتابیس های مدیریت فهرست و محتوا را جهت انتقال داده ها احاطه می کنند. او می گوید: شما برای انواع خاصی از برنامه های کاربردی با به روزرسانی های فراوان- برنامه های کاربردی زنجیره تدارکات، فرایندهای مراقبت بهداشتی- یک سند فعال می خواهید. در یک آزمایش نرم افزار فرم های الکترونیکی Liquid Office از سوی Verity واقع در کالیفرنیا، از XML جهت تایید، انجام محاسبات و ورود پیشاپیش اطلاعات کاربر درون انواع مختلفی از فرم ها استفاده خواهد نمود.
Bill Roach، هماهنگ کننده EDMS شرکت CRM فرمانداری ایالتی می گوید: XML فرصت هایی که مدت های طولانی بدنبالش بودیم را فراهم می کند: حذف ورودی اطلاعات و بازشماری آن. وقتی ما در XML اطلاعات داریم، می توانیم آنرا جمع و جور کرده و به طور خودکار به برنامه های کاربردی [back-end] بفرستیم. XML می تواند یک تصویر یا یک PDF برای ما بسازد یا آن را در فرمت اصلی اش ذخیره سازد و فقط آنرا به درون یک سیستم حفظ رکوردها بفرستد. Liquid Office فقط بخشی از زیر بنای EDMS یا Electronic Document Management System (سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی) بسیار بزرگتر ایالت است، که شامل Verity Teleform، FileNet Content Manager و محصولات روند کاری شرکت KnowledgeLake می باشد.John Gouryrell، یک تحلیلگر پروژه در Sound Transit واقع در سیاتل انتظار دارد قابلیت های گسترده XML در Infopath و مجموعه Office 2003 مایکروسافت تسهیم داده ها با سیستم های back-end از قبیل نرم افزار PeopleSoft ERP خود را آسان سازد. سیستم انتقال منطقه ای از Infopath جهت تبدیل یک فرایند پرداخت حقوق مبتنی بر کاغذ که یک ماه طول می کشید کامل شود به یک فرایند فرم های الکترونیکی که چهار تا هشت ساعت زمان می برد استفاده نمود. Gartrell می گوید Sound Transit هنوز استفاده از XML را آغاز نکرده است، اما ما در حال ادغام Infopath با دیتابیس SQL Server 2000 خود هستیم، ضمن اینکه Infopath تمام XML را کنترل می کند.
Duhl می گوید همچنان نقش اسناد فعال در شرکت گسترش می یابد، باید قابلیت های جدیدتر از قبیل امضای دیجیتالی را بهتر پشتیبانی نمایند. بدلیل نیازهای پذیرش نظارتی مثل آنهایی که در Sarbanes-Oxley Act هستند، فروشندگان نیز باید مطمین شوند که اسناد الکترونیکی می توانند دقیقا به همان صورت که روی کاغذ هستند ارایه گردند. Duhl می گوید PDFهای Adobe در این زمینه گوی سبقت را ربوده اند. در همین حین، شرکت ها باید به مسایل زیربنایی و فرایند متعددی جهت استفاده از مزایایی که اسناد متناسب شونده می توانند بدنبال داشته باشند، بپردازند. Duhl می گوید: در حالیکه اسناد فعال یک ایده و اینترفیس بسیار خوبی هستند، حتی در سطح فرم ها فرایندهای تجاری را در سطحی بسیار اساسی تحت تاثیر قرار می دهند. این فراتر از تکنولوژی می رود و بر شیوه فعالیت افراد اثر می گذارد.
? سه گونه اصلی اسناد فعال
1) فرم های فعال
این فرم ها با کاربران و فرایندهای مبتنی بر فرم ها از قبیل بیمه، برنامه های پرداخت حقوق و مزایا تعامل دارند. فرم های فعال با استفاده از قوانین تجاری مطمین می شوند که فیلدها بدرستی پر می گردند و اینکه آنها می توانند خود را با اطلاعات کاربر از سیستم های back-end پر نمایند. پس از تعامل، آنها می توانند یک روند کاری را راه بیاندازند که آنها را به اشخاص مربوط هدایت می کند و دیتابیس های مناسب را به روز می رساند.
2) اسناد فعال
این اسناد غیر مرتبط به فرم ها که تاحدودی با تواناییشان در صفحه بندی شدن شناخته می شوند ممکن است دفترچه های راهنمای فنی، طرح های تنظیم شده یا گزارشات شخصی 401(K) را در بر گیرند که به محض تغییر داده های back-end و ورود اطلاعات جدید روی front end خود را Update می کنند. برای مثال، اسناد فنی مربوط به یک هواپیما ممکن است به یک مکانیک امکان دهد به عنوان مرحله ای در یک فرایند زنجیره تدارکات روی لینکی کلیک کند تا قطعات را سفارش دهد، ضمن اینکه هنگامیکه قطعات جدید نصب شوند سند خود را Update می نماید.
3) تصاویر گرافیکی فعال
اینها که معمولا بخشی از اسناد فعال بزرگتر هستند از اجزای گرافیکی مبتنی بر XML از قبیل تصاویر گرافیکی برداری قابل اندازه گیری تشکیل می شوند که با متن و کاربر در ارتباطند. یک تصویر گرافیکی فعال ممکن است مونتاژ یک موتور را به تصویر بکشد و به کاربر امکان دهد تا درون ساختار به حرکت درآید. ضمن اینکه وقتی سند بزرگتر تغییر می کند خود را Update می کند.